Quelques techniques pour conserver les documents d’entreprise

Depuis quelques années, force est de constater que certains dirigeants d’entreprises ne connaissent pas les règles à suivre concernant la conservation des documents d’entreprise. La durée d’une telle pratique varie énormément en fonction de la nature des documents. Quelle que soit la situation, les entreprises doivent respecter les réglementations en vigueur afin de ne pas enfreindre les lois. Quelles sont alors les bonnes manières à adopter pour conserver minutieusement les documents d’entreprise ?

La conservation des documents d’entreprise de type électronique

De prime abord, sachez que les documents d’entreprise de type électronique sont encadrés par la loi du 13 mars 2000. Il possède désormais les mêmes valeurs probantes que les écrits manuscrits et vous aurez plus d’informations en cliquant sur https://www.arcalys.com/archivage/duree-legale-conservation-documents-entreprise/. Toutefois, les documents électroniques doivent respecter minutieusement les conditions prévues à l’article 1316-1 du Code civil qui stipule que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Dans la plupart des cas, les écrits électroniques peuvent être considérés comme des preuves valables. Par contre, ils doivent être identifiés comme provenant des destinataires prévus. De même, les écrits électroniques doivent viser à préserver l’intégrité des documents d’entreprise de format papier.

Aujourd’hui, le code de commerce a particulièrement permis à tout commerçant de tenir un journal et un inventaire sous forme électronique. Par contre, chaque opération effectuée doit être identifiée, numérotée et datée.

En principe, tout document créé ou reçu à travers un support électronique doit être conservé sous la forme électronique. La durée d’une telle conservation est de 3 ans au minimum. Une telle recommandation ne doit pas être négligée puisque le gouvernement peut pendant cette période chercher à récupérer les taxes. Les entreprises se trouvant dans une telle situation ne sont pas obligées de créer des archivages supplémentaires sur papier. Voilà l’une des raisons pour lesquelles les précautions minutieuses doivent être mises en place pour une meilleure conservation. Passé les délais de 3 ans, les entreprises peuvent conserver les documents électroniques sur les supports de leur choix. Le délai de conservation à ce niveau est également de 3 ans.

La conservation des documents d’entreprise de type papier

Pendant les audiences au tribunal, il arrive parfois qu’une entreprise perde ces documents originaux. Dans ce cas spécifique, la loi peut l’autoriser à fournir des copies de documents afin de prouver l’existence d’un acte. Toutefois, il est important que les copies des documents d’entreprise soient reproduites de manière fidèle et durable de l’original. De véritables précautions doivent être prises afin que les juges puissent reconnaître la valeur significative des originaux. D’où l’importance de prendre les précautions nécessaires pour conserver à la perfection les documents d’entreprise de type papier. D’après l’article 1316-1 du code civil, chaque document doit être rédigé et conservé de manière à garantir son intégrité. Les supports des documents concernés doivent être en papier de manière à ce que l’auteur de la rédaction de ces derniers soit bien identifié.